Videoconferência em tempos de pandemia

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Saiba como aumentar sua produtividade nas reuniões virtuais

 A mudança do formato de trabalho para home office em meio à pandemia do coronavírus fez com que empresas alterassem sua dinâmica de trabalho. As videoconferências tornaram-se essenciais para manter o funcionamento dos mais variados segmentos, sendo utilizadas, também, para transmissão de eventos, cursos e até reuniões corporativas.

Diante desse cenário, a Associação Brasileira de Agências de Regulação (ABAR) lançou o projeto “Webinar ABAR”, espaço que realiza webinars (seminários on-line) para qualificar os servidores das agências associadas visando manter a dinâmica do trabalho regulatório. Para tornar esse espaço ainda mais enriquecedor e produtivo, a ABAR trouxe algumas dicas para o fortalecimento do aprendizado e desenvolvimento do trabalho durante os eventos online:

  • Teste a plataforma

Microfones falham. Câmeras podem travar. Softwares e sistemas operacionais precisam de atualizações periódicas. Para escapar dos contratempos, reserve uns minutos antes do horário da chamada de vídeo. Verifique se todo o material está funcionando e se é necessário fazer algum ajuste.

  • Seja pontual

A agenda dos colegas pode estar cheia, então qualquer minuto a menos em reunião é precioso. Não gaste o tempo dos outros à toa. A pontualidade demonstra comprometimento, seriedade, organização e respeito pelo anfitrião e demais participantes.

  • Atente-se a si mesmo no vídeo

Preste atenção aos seus comportamentos não-verbais. É preciso olhar para a câmera e manter o foco. Isso demonstra comprometimento. Se precisar se ausentar ou acontecer algum imprevisto, desative o vídeo

  • Elimine as distrações

Se seus cães latem ou rosnam ao fundo, vá para outra sala ou mantenha o áudio mudo até precisar falar. O mesmo se aplica aos seus filhos ou outros membros da família que estão conversando ou fazendo outras atividades, emitindo sons em segundo plano. Se o seu celular permanecer tocando e você não o atender, isso pode ser incômodo para os outros. Se conseguir ouvir todos os ruídos de fundo do vídeo de alguém, é provável que eles também consigam, a menos que ative a opção do mudo.

  • Mantenha o foco na chamada

Foque toda a sua atenção ao invés de tentar fazer várias tarefas enquanto estiver na chamada. As pessoas geralmente podem perceber quando não está focado na conversa delas. Evite se deslocar no meio da ligação. Ainda, evite retirar-se no meio da conferência. Caso você tenha um compromisso inadiável, peça licença e saia. Se houver muita gente, ou se o assunto for importante demais para ser interrompido, envie uma mensagem escrita para o moderador do chat ou para o condutor da reunião.

  • Não interrompa a fala dos outros

Aguarde uma pausa para falar. Interromper a fala do outro é ainda pior em uma vídeo chamada, pois não é tão fácil para todos saberem quem teve essa atitude.

  • Apareça no vídeo em alguns momentos

Mostre seu rosto periodicamente durante a reunião. As pessoas se sentem mais conectadas se conseguem realmente se ver.

  • Vista-se adequadamente

Não é porque você está longe da empresa que pode aparecer no vídeo de pijama ou camiseta. A roupa utilizada deve ser a mesma de um expediente regular.

  • Aja como em toda reunião

O bom senso se aplica em qualquer ocasião, seja on-line ou presencialmente. Cumprimente os participantes quando for a hora e espere sua vez de falar – isso é muito importante para evitar conversas cruzadas, especialmente se o grupo for grande.

  • Teste a conexão

Outro ponto importante é assegurar uma conexão estável e veloz o suficiente para que o evento ocorra sem interrupções. A solução para isso é investir em tecnologia. Conheça os Planos de Fibra Ótica da TCA e aproveite o melhor da internet.